【编者按】11月23日，【大众日报（客户端）】【齐鲁壹点】以《一小时办结！开云体（中国）官网档案馆远程查档温暖校友心》为题，报道我校档案馆为方便异地查档，提高查档效率，利用“高校档案查询利用平台”，实现档案馆查档“一小时办结”。

　　“母校档案馆的速度不是按天，而是按小时，一小时就办理完毕进行邮寄，妥妥被暖到了!”"急大家之所急，服务热情，效率极高，管理科学高效，真正做到以人为本。”最近，在开云体（中国）官网档案馆的留言板上，很多办理查档业务的校友发出这样的感叹。今年，学校档案馆通过远程预约查档平台处理了2000多份查档申请，高效、耐心、负责的工作风格和服务态度，得到了校友的纷纷点赞。

　　自2016年起，档案馆分期对除财会档案以外的总计6万多卷、350多万页的馆藏纸质档案进行了数字化，档案数字化比例在全省高校居于前列。数字化的档案数据集中存放在档案管理服务器上，并定期异地备份到山东省电子数据容灾备份中心，确保数据安全。

　　随着纸质档案的全面数字化，查档方式也有了很大改变。传统查档，要进入库房查找纸质档案，再复印、盖章，现在只需在电脑上查询，就可以调出扫描清楚的文件进行打印、盖章，大幅提升了查档效率。每逢学籍审查、学校基建设施改造、干部提拔、教师职称评审时，大量的查档需求往往集中在某个时间段，数量多、任务急，给档案馆带来很大压力。由于档案进行了信息化和数字化，这些工作就相对容易了。“前一段去查阅学校房产建设资料的时候，很快就找到了审批表、施工图、土地产权证等电子文件，又快又全，确实很方便！”资产管理处宗风强老师深有感触地说。

　　针对外地毕业生到校查档困难，学校档案馆牵头，联合山东大学、山东科技大学、山东高第数据服务有限公司、济宁医学院承担国家档案局课题“高校档案资源区域共享与利用模式研究”，研发了“高校档案查询利用平台”，实现了远程预约查档，并于2023年正式投入使用。

　　该平台与山东省档案馆的“在鲁查档”对接，继而对接全国档案查询利用平台，不仅正式纳入山东省档案区域利用“一盘棋”，还融入了全国档案查询利用体系。查档用户通过高校档案查询利用平台，注册登录山东省统一身份认证平台，确保个人隐私安全，然后选择“开云体（中国）官网”提交查档申请。档案馆工作人员在后台审核后，按照相关流程查阅档案，根据用户要求邮寄纸质文件或者转发电子版。如果审核没通过，工作人员通过系统告知原因，等待查档者修改后再次提交。在查档的每一步流程中，用户都能即时收到短信提醒，这就大大缩短了沟通时间，提高了查档工作效率，保障了用户信息安全。

　　目前，档案馆已承担并完成国家档案局科技项目1项，山东省档案科技项目3项，并获得山东省优秀档案科技成果二等奖1项，科研有力推进了档案信息化建设的步伐。

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　　（ 审核 齐如林）